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Los sistemas de gestión de documentos también pueden facilitar la labor de la administración, simplificando muchos procesos comerciales; la forma en que se busca la información se hace mucho más fácil de operar en un entorno de tecnología de la información que con el papel, y los costos necesarios para gestionar el aspecto jurídico de la privacidad también se reducen considerablemente.

En resumen: si la lectura óptica transforma el documento en papel en un documento informático, y el archivo óptico permite archivar y organizar esos documentos, los sistemas de gestión de documentos permiten gestionar y simplificar para el usuario todos los procesos de búsqueda de documentos en los archivos, con métodos de utilización que facilitan el intercambio de información de la empresa. Esto hace que la administración sea más fácil y rápida, permite una reducción visible de los costos y proporciona a los empleados herramientas útiles para fortalecer el negocio de la empresa.

Las ventajas de la gestión de documentos

Los sistemas de gestión de documentos pueden realmente impulsar la productividad y la eficiencia de las empresas en una amplia gama de actividades. Pero, ¿cuáles son, en esencia, los beneficios de la gestión de documentos?

Indización: cada documento, además de los detalles de su contenido, se caracteriza también por una serie de informaciones (fecha de creación, número de pedido, código de cliente, identificador de fichero...) que permiten caracterizarlo e identificarlo. Una de las funciones básicas de un buen sistema de gestión electrónica de documentos es extraer automáticamente (mediante la tecnología de OCR) estos metadatos del documento durante la digitalización, y asignarlos como "etiquetas" electrónicas que acompañan al archivo digital y permiten su recuperación inmediata por parte de los usuarios. Así pues, el sistema de documentos permitirá a los usuarios rastrear inmediatamente la información que necesitan.